Юридические аспекты обмена неформализованными актами в 1С

Что изменилось в регулировании электронных актов

С 1 января 2026 года ФНС России обновила требования к форматам электронных документов, передаваемых через операторов ЭДО. Конкретные форматы для актов выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12 больше не утверждены регулятором. При этом обмен неформализованными электронными актами — документами, для которых регулятор не установил обязательный формат (PDF, XML) и способ передачи — разрешён напрямую между контрагентами.

По данным Клерк.ру, ФНС подтверждает: неформализованные документы допустимы в электронном документообороте. Компания самостоятельно утверждает требования к таким актам в своей учётной политике. Главное условие — все реквизиты должны соответствовать статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

Три ключевых требования к электронному акту

Чтобы неформализованный электронный акт имел юридическое значение, нужно соблюсти несколько условий:

Для похожих разборов смотрите — инструкции: цифровые сервисы.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сертификат выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре — для физлиц-сотрудников или в УЦ ФНС России для организаций и ИП.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД). Подписант подтверждает полномочия — например, бухгалтер действует на основании доверенности, выданной директором.
• Целостность документа. Если после подписания в акт вносятся изменения, электронная подпись перестаёт проходить проверку.

Ключевое, по данным источника — не форма документа, а наличие всех обязательных реквизитов и корректная подпись.

Практический эффект: отказ от привязки к операторам ЭДО

Когда компания закрепляет в учётной политике неформализованные документы, отпадает привязка к тарифам и интерфейсам классических операторов ЭДО. Организовать обмен можно на собственной площадке — корпоративном сайте или B2B-портале.

Из опубликованной информации следует, что модуль КриптоАРМ Документы для 1С-Битрикс встраивается в CMS и позволяет отправлять первичные документы в электронном виде напрямую покупателям. Процесс устроен так: менеджер загружает файл и подписывает PDF, клиент получает уведомление, заходит в личный кабинет на сайте и ставит ответную подпись. Двусторонний акт признаётся юридически значимым и подходит для бухгалтерского и налогового учёта.

Такой подход исключает необходимость регистрации клиентов в сторонних сервисах — весь обмен происходит в привычном интерфейсе сайта. Для компаний, у которых клиенты уже работают с личными кабинетами на корпоративном портале, это может быть удобнее, чем подключение к внешним операторам ЭДО.

Что имеет значение для выбора

Отмена формализованных форматов — это не отмена электронного документооборота, а расширение формата. Регулятор снимает жёсткую привязку к конкретным стандартам, но сохраняет требования к реквизитам и подписи. Компаниям, которые планируют перейти на прямой обмен документами через свой сайт, стоит заранее прописать правила в учётной политике и убедиться, что подписанты обеспечивают УКЭП с машиночитаемой доверенностью.